PENGGADAAN DOKUMEN DAN MENGELOLA SISTEM KEARSIPAN

PENGGADAAN DOKUMEN DAN MENGELOLA SISTEM KEARSIPAN

Latar Belakang

Setiap individu maupun dokumen selalu berharap bahwa apa yang ada dan terjadi dalam kehidupannya dapat diingat. Selain itu manusia juga berharap agar kelak memori atau perihal yang penting dapat dibuka kembali sebagai sejarah, salah satunya berbentuk dokumen. Dokumen merupakan hal yang penting bagi sebuah individu atau sebuah institusi. Dokumen biasanya berbentuk surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti atau keterangan. Misalnya seperti akta lahir, surat nikah, dan surat perjanjian. Dokumen sendiri dapat dikatakan sebagai sesuatu yang tertulis yang tercetak yang dapat digunakan untuk bukti atau keterangan. Perusahaan apapun bentuknya, baik itu perusahaan besar atau kecil, baik itu lembaga pemerintah maupun swasta, tidak lepas dari suatu kegiatan yang disebut dengan kegiatan penggandaan. Terbukti kegiatan penggandaan dokumen, mampu memperlancar kegiatan suatu kantor, serta mempermudah penyampaian informasi, misalnya : Materi rapat dapat dicetak sebanyak peserta rapat. Arti penggandaan dokumen sendiri menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia berati proses, cara, perbuatan menggandakan. Penggandaan juga bisa diartikan sebagai usaha memperbanyak atau melipatkan beberapa kali dokumen. Suatu perbuatan menggandakan atau memperbanyak dokumen sesuai dengan kebutuhan dengan menggunakan alat penggandaan sehingga diperoleh hasil yang sama dengan dokumen aslinya. Dalam kehidupan sehari-hari banyak sekali kegiatan yang merupakan kegiatan penggandaan, baik itu penggandann dokumen tertulis maupun penggandaan dokumen tidak tertulis. Agar kita dapat mengetahui berbagai cara yang dapat digunakan untuk menggandakan dokumen dan berbagai alat untuk menggandakan dokumen sesuai dengan jenis dokumennya, maka kita perlu mengetahui berbagai jenis dokumen.

Dalam kegiatan organisasi tak lepas dari surat-menyurat dan dokumen sebagai pendukung vital pelaksanaan tugas, baik yang diciptakan maupun yang diterima. Surat dan dokumen yang disebut arsip tersebut merupakan bahan kerja dalam rangka pencapaian tujuan. Tetapi sampai saat ini masih ada atau bahkan banyak yang kurang perhatian terhadap masalah arsip. Bertumpuknya surat dan dokumen di atas meja kerja dan sekitarnya menjadi pemandangan di sebagian perkantoran, kekhawatiran akan hilangnya surat dan rasa sayang untuk memusnahkan surat , menjadi penyebab menumpuknya surat di atas meja. Kondisi ini menyebabkan kantor menjadi terlihat kotor dan berantakan. Hal ini dikarenakan kurangnya perhatian dan pengetahuan terhadap permasalahan arsip. Jika berkas tersebut dibiarkan, maka akan menimbulkan permasalahan baru; akan diapakan berkas tersebut. dan bahkan akan kesulitan dalam pencarian surat dan dokumen yang diperlukan, dan yang lebih berbahaya lagi hilangnya surat dan dokumen penting. Padahal jika kita menyadari pentingnya arsip, maka kita akan memperlakukan dan menyimpan arsip dengan baik, sehingga permasalahan di atas bisa kita hindari. Kesadaran akan pentingnya arsip harus dimiliki oleh semua karyawan baik atasan maupun bawahan. Sebelum kita melangkah lebih jauh tentang arsip, akan lebih baik jika kita terlebih dahulu mengetahui apa itu arsip. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat atau diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-badan pemerintah/swasta ataupun perorangan dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan (UU No. 7 Tahun 1971).

Pengertian arsip juga berdasarkan kepada penciptanya apakah instansi pemerintah, swasta, atau perorangan yang bertanggung jawab terhadap arsip yang diciptakan, digunakan, dan dipelihara, serta dipergunakan untuk kepentingan pelaksanaan tugas. Dari pengertian di atas arsip itu dapat berbentuk kertas (surat-surat, dokumen-dokumen) ataupun non kertas (gambar, video) yang dipergunakan untuk pelaksanaan kehidupan kebangsaan dan pelaksanaan tugas baik dilakukan oleh lembaga pemerintah, swasta, maupun perorangan. Mengingat betapa pentingnya arsip, maka untuk menghindari permasalahan-permasalahan seperti yang telah dipaparkan di atas, ada beberapa hal yang harus dilakukan diantaranya adalah memahami arsip. Dari penjelasan di atas tentang arsip, maka naskah-naskah dalam bentuk kertas maupun non-kertas yang dikirim maupun yang diterima adalah arsip. Jika demikian apakah berarti semua surat yang kita terima atau kita kirim itu harus kita kategorikan sebagai arsip, dan harus kita simpan? Bila kita menyimpan seluruh dokumen tersebut, maka lama-lama meja dan tempat disekitar kita akan penuh dengan tumpukan kertas, dan setelahnya kita akan bingung mau diapakan berkas-berkas tersebut. Oleh karena diperlukan pengaturan yang sistematis dan serius mengenai pengelolaan arsip

Rumusan Masalah

1.      Apa saja alat untuk menggandakan dokumen?

Tujuan

1.      Untuk mengetahui alat untuk menggandaan  dokumen

Pembahasan

Penggandan naskah merupakan pekerjaan yang penting dalam kegiatan kantor-kantor modern. Hampir setiap naskah selalu dibuat rangkap, untuk itu perlu alat pengganda.

Memilih Mesin Pengganda

Untuk memilih alat/mesin yang akan digunakan untuk menyelesaikan tugas ada 2 (dua) hal yang harus diperhatikan atau diperhitungkan, yaitu : 1) cosh efisien, biaya yang diperlukan tidak terlalu mahal tetapi harus sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan 2) proses efisiensi, proses penyelesaian tugas tidak terlalu lama melainkan harus sesuai dengan volume pekerjaan itu. Dengan 2 (dua) hal tersebut barulah dapat memilih alat/mesin yang diperlukan.

Pekerjaan yang memerlukan alat/mesin pengganda harus mengacu kepada dua hal tersebut diatas karena jumlah alat/mesin pengganda cukup banyak, yaitu mesin pengganda berupa alat/mesin Stensil Duplicator, Spirit Duplicator, Mini Offset, Fotho copy, Risograph, Scanner, Printer, Mesin Tik Manual.

Agar suatu unit atau instansi memperoleh barang perlu proses kegiatan yang disebut pengadaan. Pengadaan semua perlengkapan kantor termasuk mesin-mesin pengganda adalah tanggung jawab bagian perlengkapan atau bagian logistik. Untuk mengajukan permintaan alat kantor tidak dapat diproses secara cepat karena melalui jalur birokrasi. Oleh karena itu, sekretaris atau bagian yang membutuhkan perlengkapan kantor sebelum peralatan habis sama sekali harus mengajukan permintaan perlengkapan kantor.

Tugas bagian perlengkapan/ logistik lainnya adalah melayani perbaikan perabot yang rusak. Tugas layanan perbaikan tidak semuanya ditangani langsung bagian perlengkapan, tetapi mengadakan kerjasama dengan perusahaan layanan jasa. Contoh bentuk layanan jasa antara lain mesin tik, AC, loundry (pencucian), karpet kotor.

Untuk mendapatkan mesin pengganda yang juga bagian dari perlengkapan kantor perlu langkah – langkah sebagai berikut:

1. Sekretaris/ pejabat yang berwenang memeriksa perlengkapan yang dibutuhkan.

2.    Mengisi formulir perlengkapan.

3.    Formulir permintaan alat-alat/ perlengkapan kantor sudah harus dimasukkan ke bagian perlengkapan beberapa hari sbelum waktu pembagian.

4.    Permintaan tersebut harus disetujui dahulu oleh petugas yang berwenang.

5.    Setelah disetujui, formulir diserahkan pada bagian perlengkapan.

6.   Pada hari pembagian, pegawai bagian perlengkapan akan mempersiapkan semua permintaan dan memberitahukan kepada semua pemesan.

7. Setelah menerima perlengkapan, sekretaris menandatangani formulir penerimaan dari bagian perlengkapan.

8.   Bilamana suatu permintaan belum dapat dipenuhi, maka hal tersebut dicatat dalam kolom ”keterangan” disamping mencantumkan tanggal yang mana kira-kira permintaan ini dipenuhi.

Bagi petugas yang bertalian dengan penerimaan dan pengolahan barang yang dimiliki kantornya bertanggungjawab untuk memelihara dan mengamankan barang dari ancaman yang tidak dikehendaki oleh organisasinya,oleh karenanya perlu diinventaris.

                  Seorang petugas urusan perlengkapan diwajibkansecara berkala untuk melaporrkan barang-barang yang diterima dan dikeluarkan serta hal ikhwal yang terjadi dalam gudang, misalnya tentang kerusakaan, kehilangan. Laporan tersebut selanjutnya disampaikan kepada orang yang telah ditunjuk berdasarkan ketentuan-ketentuannya.

                  Untuk melaporkan tentang barang tersebut, harus diadakan stock opname barang. Pelaksanaan stock opname tersebut dilakukan pada saat-saat berikut.

1. Pada akhir tahun atau dalam waktu yang telah ditentukan ( minimal setahun sekali )
2. Bila ada pergantian petugas urusan perlengkapan
3. Bila terjadi malapetaka
4. Bila ada kekosongan pada tempat-tempat penyampaian barang.

                  Tujuan dilakukan stock opname adalah unuk mengadakan perhitungan persediaan barang-barang keperluan kantor, agar dapat diketahui sisa yang sebenarnya sebagai dasar pengurusan berikutnya.

                  Pekerjaan selanjutnya adalah mencatat segala macam barang inventaris dan buku golongan barang inventaris.

      Buku barang inventaris merupakan buku tempat mencatat segala macam barang inventaris yang sudah/ pernah dimiliki/ diurus oleh satuan organisasi yang sekaligus merupakan sumber informasi yang diandalkan mengenai segala macam data yang diperlukan tentang barang-barang inventaris tersebut. Sedangkan buku golongan barang inventaris merupakan tempat mencatat barang inventaris menurut golongan yang telah ditentukan tersebut. Pengisiannya dilakukan setelah pencatatan barang tersebut ke dalam buku barang inventaris.

A. Macam-Macam Mesin Pengganda

1.      Mesin Sheet Stensil Duplikator

         Mesin Sheet Stensil Duplikator adalah alat/mesin yang digunakan untuk menggandakan/memperbanyak dokumen dalam jumlah yang cukup besar dengan mutu yang memadai dan dalam waktu relatif singkat.

2.      Mesin Fotocopy

Mesin fotokopi  (copier) adalah mesin penyalin langsung dengan sistem

penyinaran sehingga diperoleh salinan sma dengan aslinya. Dilihat dari bentuk dan kemampuannya, mesin fotokopi dapat dibedakan menjadi tiga yaitu:

1.Mesin fotokopi kecil (portable)

Bentuknya kecil bahkan ada aygn dapat dibawa seperti koper. Kecepatan menyalin 5-10 lembar permenit pada ukuran kertas maksimal A4(210x364 mm).

2.   Mesin fotokopi sedang(standart)

Bentuknya lebih besa seperti yang dapat dilihat sehari-hari. Berat mesin dibawah 70 kg. Kecepatan menyalin 15-25 lembar permenit pada ukuran kertas A3 (297x420 mm) dan B4 (257x364 mm).

3.   Mesin fotokopi besar

Bentuknya besar dan beratnya ditas 70 kg. Kecepatan menyalin inimal 30 lembar permenit. Dapat memperbesar dan memperkecil, dapat mengkopi pada original berwarna. Dilengkapi dengan alat sortir otomatis, papan dokumen otomatis dan lain-lain.

Ciri-ciri :

1.      digerakkan dengan tenaga listrik dengan cara kerja dan kompoinen elektronik.

2.      Mengkopi dengan penyinaran scaner berjalan(original tetap).

3.      Mengkopi pada kertas HVS (60-120 gr)

Dapat memperbesar atau memperkecil hasil kopian dan originalnya

3.      Mesin Risograph atau Priport

Risograph adalah istilah untuk produk mesin pengganda yang dikeluarkan oleh Gesttner, sedangkan Priport adalah produk dari Ricoh.

Risograph/priport adalah mesin pembuat copy (copier) untuk jumlah besar dengan menggunakn master. Bentuk dan cara kerjanya seperti mesin fotaocopy biasa, berkemampuan sampai 120 lembar permenit, dapat mengkopi kertas tipis 46 grm – 210 grm dengan menggunakn master khusus yang dibuat pada mesin itu juga secara elektornik. Dapat memperbesar/memperkecil, menggabung 2 original dan tintanya dapat diganti warna menurut selera (biru, hitam, coklat, merah, hijau) Mesin ini sangat efisien untuk mengganda naskah dalam jumlah besar dan bertenaga listrik yang diperlukan kurang dari 500 watt.