SURAT CINTA ITU ARSIP LHO?

SURAT CINTA ITU ARSIP LHO?

Beberapa waktu yang lalu tidak sengaja saya membuka beberapa kardus di kamar. Tak disangka-sangka ternyata saya menemukan beberapa surat, awalnya saya pikir itu hanya beberapa kertas usang yang tidak berguna. Tapi setelah saya buka dan baca, akhirnya saya senyum-senyum sendiri. Ternyata itu adalah surat cinta yang pernah saya buat untuk seseorang dulu, waktu masih setingkat SMA, tapi tidak pernah kesampaian (ngenes). Beberapa kali saya baca, ternyata ada gunanya juga saya menyimpan surat cinta ini. Ada kesan kenangan yang dapat diingat di masa kini. Berbicara tentang surat cinta, ternyata surat cinta juga memiliki kesamaan dengan arsip.

Sayang sekali orang jaman sekarang lebih suka menyimpan arsip dalam keadaan digital, jadi tidak bisa lihat tulisan tangan jaman dulu. Tapi semua itu ada waktunya, mungkin dengan penyimpanan digital akan membuat pengelolaan arsip lebih mudah dan lebih aman dibandingkan penyimpanan arsip secara konvensional. (ntar kite bahas yang arsip digital)

Sering sekali kita dengar kata arsip dalam kehidupan sehari-hari. Misalnya ketika sebuah video perjuangan dibawahnya selalu ada kata “arsip nasional”.  Tapi sebenarnya apa yang dimaksud dengan arsip? Dari kata arsip sendiri dimungkinkan dari bahasa Belanda “Archief” yang sampai sekarang dibaca arsip oleh orang Indonesia. Selain itu arsip juga sering disebut dengan “pertinggal”, tapi istilah itu tidak begitu populeh disbanding dengan istilah arsip itu sendiri. Dalam bahasa Yunani arsip diambil dari kata “Archivum” yang memiliki arti tempat penyimpanan. Selain itu arsip sering juga disebut dengan warkat yang berarti catatan, rekaman, atau dalam bentuk lain yang disimpan. Berikut beberapa batasan pengertian dari arsip itu sendiri:

1.      The Liang Gie, 1990:12 arsip adalah kumpulan warkat yang di simpan dengan sistematis karena kegunaannya agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

2.      UU No. 43 tahun 2009 pasal 1 ayat 2, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai denga perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

3.      KBBI, arsip adalah dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis. Disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.

Dari ketiga pengertian di atas dapat ditarik tiga kesimpulan tentang arsip, bahwa suatu hal dikatakan sebuah arsip jika:

1.      Penyimpanan, maksudnya disebut arsip jika suatu hal disimpan dengan baik, tidak hanya diletakkan sembarangan.

2.      Penempatan, dikatakan arsip jika suatu hal tidak hanya di simpan tetapi juga ditata, diatur serapi mungkin.

3.      Penemuan kembali, arsip selain disimpan, juga harus diatur, dan paling penting jika penyimpanan yang diatur sedemikian rupa, arsip bisa ditemukan kembali dengan cepat dan mudah jika sewaktu-waktu dibutuhkan sebagai bahan informasi.

KEGUNAAN DARI WARKAT

Sebagai mana surat cinta, mungkin ia disebut juga dengan warkat. Warkat adalah catatan tertulis, gambar atau rekaman yang memuat suatu hal atau peristiwa yang digunakan sebagai pengingat. Daya guna warkat ada 4 yaitu:

1.      Guna informasi, contohnya adalah surat undangan yang menginformasikan waktu, tempat, dan acara apa undangan tersebut.

2.      Guna yuridis, maksudnya warkat memiliki kekuatan hokum, contohnya surat obligasi, surat jual beli, dan surat kuasa.

3.      Guna sejarah, maksudnya warkat sebagai pengingat sejarah, contohnya arsip nasional, surat serah terima jabatan, dll.

4.      Guna ilmu pengetahuan, bahwa warkat memiliki kegunaan sebagai bahan prtimbangan, referensi, dan rujukan informasi, contohnya hasil penelitian, skripsi, tesis, dan artikel ilmiah lainnya.

Dari keempat daya guna warkat di atas, surat cinta masuk sebagai guna sejarah. Karena mengingatkan pada masa lalu, (jangan lupa move on). Sedangkan menurut Vernon B. Santen dalam The Liang Gie (1974:215) berikut adalah nilai guna warkat dalam istilah ALFRED:

A : Administrative value

L : Legal value

F : Fiscal value

R : Research value

E : Educational value

D : Documentary value

Warkat tidak selamanya akan disimpan sebagai arsip, segala sesuatunya tergantung dari nilai guna pada periode waktu tertentu. Beberapa arsip disimpan dalam waktu lama, namun ada arsip yang disusutkan dalam waktu singkat.

Tapi menurut saya surat cinta yang saya temukan tadi itu tergolong arsip yang sangat penting (V) karena puak arsip yang terus digunakan sebagai pengingat dalam jangka waktu tidak terbatas, ya layaknya akte kelahiran, sertifikat, dan piagam-piagam. Ada juga yang namanya arsip penting (P), arsip masa lalu ini memiliki kegunaan untuk masa sekarang. Contohnya surat perjanjian, laporan keungan, data statistic yang biasa disimpan dalam waktu 5-10 tahun. Beda lagi dengan arsip biasa (B) yang memiliki sifat rutin jadi tidak perlu disimpan terlalu lama, biasanya dalam jangka 1-5 tahun contohnya surat pengaduan, surat tugas, dll. Ada juga arsip yang tidak penting (T), arsip ini tidak perlu disimpan lama-lama alias hanya setengah pakai. Sekali langsung buang, contohnya undangan, konsep surat, ucapan terima kasih, dll.

Nah sekarang tahu kan posisi surat cinta sebagai arsip? Jadi mulai dari sekarang sebisa mungkin untuk menata kembali arsip atau kenangan-kenangan kita agar suatu saat dapat ditemukan kembali.