SURAT CINTA ITU ARSIP LHO?
Beberapa
waktu yang lalu tidak sengaja saya membuka beberapa kardus di kamar. Tak
disangka-sangka ternyata saya menemukan beberapa surat, awalnya saya pikir itu
hanya beberapa kertas usang yang tidak berguna. Tapi setelah saya buka dan baca,
akhirnya saya senyum-senyum sendiri. Ternyata itu adalah surat cinta yang
pernah saya buat untuk seseorang dulu, waktu masih setingkat SMA, tapi tidak
pernah kesampaian (ngenes). Beberapa kali saya baca, ternyata ada gunanya juga
saya menyimpan surat cinta ini. Ada kesan kenangan yang dapat diingat di masa
kini. Berbicara tentang surat cinta, ternyata surat cinta juga memiliki
kesamaan dengan arsip.
Sayang
sekali orang jaman sekarang lebih suka menyimpan arsip dalam keadaan digital,
jadi tidak bisa lihat tulisan tangan jaman dulu. Tapi semua itu ada waktunya,
mungkin dengan penyimpanan digital akan membuat pengelolaan arsip lebih mudah
dan lebih aman dibandingkan penyimpanan arsip secara konvensional. (ntar kite
bahas yang arsip digital)
Sering
sekali kita dengar kata arsip dalam
kehidupan sehari-hari. Misalnya ketika sebuah video perjuangan dibawahnya
selalu ada kata “arsip nasional”. Tapi sebenarnya apa yang dimaksud dengan
arsip? Dari kata arsip sendiri dimungkinkan dari bahasa Belanda “Archief” yang
sampai sekarang dibaca arsip oleh orang Indonesia. Selain itu arsip juga sering
disebut dengan “pertinggal”, tapi istilah itu tidak begitu populeh disbanding
dengan istilah arsip itu sendiri. Dalam bahasa Yunani arsip diambil dari kata
“Archivum” yang memiliki arti tempat penyimpanan. Selain itu arsip sering juga
disebut dengan warkat yang berarti catatan, rekaman, atau dalam bentuk lain
yang disimpan. Berikut beberapa batasan pengertian dari arsip itu sendiri:
1. The
Liang Gie, 1990:12 arsip adalah kumpulan warkat yang di simpan dengan
sistematis karena kegunaannya agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat
ditemukan kembali.
2. UU
No. 43 tahun 2009 pasal 1 ayat 2, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai denga perkembangan teknologi informasi
dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.
3. KBBI,
arsip adalah dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis. Disimpan dan
dipelihara di tempat khusus untuk referensi.
Dari
ketiga pengertian di atas dapat ditarik tiga kesimpulan tentang arsip, bahwa
suatu hal dikatakan sebuah arsip jika:
1. Penyimpanan,
maksudnya disebut arsip jika suatu hal disimpan dengan baik, tidak hanya
diletakkan sembarangan.
2. Penempatan,
dikatakan arsip jika suatu hal tidak hanya di simpan tetapi juga ditata, diatur
serapi mungkin.
3. Penemuan
kembali, arsip selain disimpan, juga harus diatur, dan paling penting jika
penyimpanan yang diatur sedemikian rupa, arsip bisa ditemukan kembali dengan
cepat dan mudah jika sewaktu-waktu dibutuhkan sebagai bahan informasi.
KEGUNAAN
DARI WARKAT
Sebagai
mana surat cinta, mungkin ia disebut juga dengan warkat. Warkat adalah catatan
tertulis, gambar atau rekaman yang memuat suatu hal atau peristiwa yang
digunakan sebagai pengingat. Daya guna warkat ada 4 yaitu:
1. Guna
informasi, contohnya adalah surat undangan yang menginformasikan waktu, tempat,
dan acara apa undangan tersebut.
2. Guna
yuridis, maksudnya warkat memiliki kekuatan hokum, contohnya surat obligasi,
surat jual beli, dan surat kuasa.
3. Guna
sejarah, maksudnya warkat sebagai pengingat sejarah, contohnya arsip nasional,
surat serah terima jabatan, dll.
4. Guna
ilmu pengetahuan, bahwa warkat memiliki kegunaan sebagai bahan prtimbangan,
referensi, dan rujukan informasi, contohnya hasil penelitian, skripsi, tesis,
dan artikel ilmiah lainnya.
Dari
keempat daya guna warkat di atas, surat cinta masuk sebagai guna sejarah.
Karena mengingatkan pada masa lalu, (jangan lupa move on). Sedangkan menurut
Vernon B. Santen dalam The Liang Gie (1974:215) berikut adalah nilai guna
warkat dalam istilah ALFRED:
A
: Administrative value
L
: Legal value
F
: Fiscal value
R
: Research value
E
: Educational value
D
: Documentary value
Warkat
tidak selamanya akan disimpan sebagai arsip, segala sesuatunya tergantung dari
nilai guna pada periode waktu tertentu. Beberapa arsip disimpan dalam waktu
lama, namun ada arsip yang disusutkan dalam waktu singkat.
Tapi
menurut saya surat cinta yang saya temukan tadi itu tergolong arsip yang sangat
penting (V) karena puak arsip yang terus digunakan sebagai pengingat dalam
jangka waktu tidak terbatas, ya layaknya akte kelahiran, sertifikat, dan
piagam-piagam. Ada juga yang namanya arsip penting (P), arsip masa lalu ini
memiliki kegunaan untuk masa sekarang. Contohnya surat perjanjian, laporan
keungan, data statistic yang biasa disimpan dalam waktu 5-10 tahun. Beda lagi
dengan arsip biasa (B) yang memiliki sifat rutin jadi tidak perlu disimpan
terlalu lama, biasanya dalam jangka 1-5 tahun contohnya surat pengaduan, surat
tugas, dll. Ada juga arsip yang tidak penting (T), arsip ini tidak perlu
disimpan lama-lama alias hanya setengah pakai. Sekali langsung buang, contohnya
undangan, konsep surat, ucapan terima kasih, dll.
Nah
sekarang tahu kan posisi surat cinta sebagai arsip? Jadi mulai dari sekarang
sebisa mungkin untuk menata kembali arsip atau kenangan-kenangan kita agar
suatu saat dapat ditemukan kembali.
